Waarom marge dé KPI is voor grafische bedrijven
In een markt waarin de winstgevendheid van grafische bedrijven al jaren onder druk staat, zou je verwachten dat sturen op marge volledig in het DNA van iedere organisatie zit. In de praktijk blijkt dat echter lang niet altijd het geval. Dat komt onder andere doordat ‘marge’ geen eenvoudig cijfer is, maar een complex geheel van factoren. Een kleine inefficiëntie ergens in het order-tot-factuurproces kan al grote gevolgen hebben voor de uiteindelijke winstgevendheid.
Echt inzicht krijgen in marges is daarom een uitdaging. Maar zonder dat inzicht is het vrijwel onmogelijk om gericht maatregelen te nemen om het rendement te verbeteren. In dit artikel laten we zien hoe je marge beter meetbaar maakt en hoe je er daadwerkelijk op kunt sturen.
Geen tijd om het hele artikel te lezen? Download dan direct het gratis eBook “De KPI’s van een grafisch bedrijf” en ontdek op welke cijfers je moet sturen om grip te krijgen op je prestaties.
Marge heeft vele verschijningsvormen
De totale bedrijfsmarge is een belangrijke indicator voor succes, maar als stuurinstrument is dit macrocijfer beperkt bruikbaar. De echte waarde ontstaat wanneer je marge analyseert op verschillende niveaus binnen je organisatie. Pas dan wordt zichtbaar waar winst wordt gemaakt – en waar deze juist weglekt.
1. Marge per order
De marge per order geeft direct inzicht in de winstgevendheid van individuele opdrachten. Wanneer een order onder de gewenste marge blijft, kan dat bijvoorbeeld komen door een onjuiste voorcalculatie, extra productietijd of onverwachte kosten. Door orders individueel te analyseren kun je snel ingrijpen: prijzen aanpassen, processen verbeteren of kosten reduceren.
2. Marge per product
Analyse van marges per product of productgroep laat zien welke producten daadwerkelijk bijdragen aan het resultaat. Soms blijken bepaalde producten structureel minder rendabel, bijvoorbeeld door hogere materiaalkosten of inefficiënte productie. Dat kan aanleiding zijn om processen te optimaliseren, inkoopprijzen te heronderhandelen of de prijsstrategie te herzien.
3. Marge per klant
Niet iedere klant is automatisch winstgevend. Sommige klanten brengen relatief veel kosten met zich mee, bijvoorbeeld door kleine orders, intensieve service of inefficiënte
samenwerking. Door marge per klant inzichtelijk te maken kun je betere prijsafspraken maken, processen verbeteren of juist extra investeren in klanten die wel een gezonde marge opleveren.
4. Marge per regio of klantgroep
Ook analyse per regio of klantsegment kan waardevolle inzichten opleveren. Het kan bijvoorbeeld blijken dat bepaalde sectoren of regio’s structureel betere marges opleveren. Dat helpt bij het bepalen van marketingprioriteiten, verkoopstrategieën en logistieke keuzes.
Kortom: hoe gedetailleerder je naar marge kijkt, hoe beter je weet waar verbeteringen mogelijk zijn.
Van constateren naar beïnvloeden
Sturen op marge betekent meer dan alleen achteraf vaststellen wat de marge was op een order of klant. Het gaat er vooral om dat je begrijpt waarom de marge afwijkt en welke acties nodig zijn om toekomstige resultaten te verbeteren.
Dat begint al in de offertefase. Een goede voorcalculatie moet niet alleen gebaseerd zijn op materiaalprijzen en productie-uren, maar ook rekening houden met indirecte kosten zoals transport, opslag en klantkortingen. Zo kun je al vóórdat een opdracht wordt aangenomen beoordelen of deze voldoende rendement oplevert.
Tijdens de productie kan real-time informatie helpen om tijdig bij te sturen. Wanneer werkelijke kosten of productie-uren afwijken van de planning, kun je direct ingrijpen. Door daarnaast historische data te analyseren – bijvoorbeeld over klantgedrag, productiecycli of inkoopprijsontwikkelingen – kun je marges beter voorspellen en proactief inspelen op toekomstige ontwikkelingen.
De basis van een marge-gedreven organisatie
Effectief sturen op marge vraagt om een aantal organisatorische en procesmatige voorwaarden.
Duidelijke margedoelen: Stel concrete margedoelstellingen vast, bijvoorbeeld per productgroep, klantsegment of project. Zonder duidelijke targets is sturen onmogelijk.
2. Goede voor- en nacalculatie: Een gedetailleerde voorcalculatie vormt de basis voor iedere order. Door achteraf een nauwkeurige nacalculatie te maken kun je afwijkingen analyseren en processen verbeteren.
3. Urenregistratie op orders: Arbeid vormt vaak een belangrijk deel van de kostprijs. Door gewerkte uren nauwkeurig aan orders te koppelen ontstaat een realistisch beeld van de werkelijke kosten.
4. Inkoop gekoppeld aan verkoop: Wanneer inkooporders direct gekoppeld zijn aan verkooporders kun je de werkelijke kosten eenvoudig vergelijken met de oorspronkelijke calculatie.
5. Compleet kostenbeeld: Niet alleen materiaalkosten en arbeid, maar ook overhead en indirecte kosten moeten worden meegenomen in de margeberekening.
6. Real-time rapportages: Actuele dashboards maken het mogelijk om afwijkingen snel te signaleren en tijdens het proces bij te sturen.
Technologie als enabler
In veel grafische bedrijven is goed sturen op marge lastig omdat systemen en processen niet goed op elkaar aansluiten. Voorcalculaties staan los van productiegegevens, urenregistraties zijn niet gekoppeld aan orders en inkoopinformatie zit in een apart systeem.
Een geïntegreerd ERP- of MIS-systeem kan dit oplossen. In zo’n omgeving komen calculatie, productie, inkoop, logistiek en financiën samen. Daardoor ontstaat real-time inzicht in de kosten en opbrengsten van iedere order.
Succesvolle organisaties bouwen hun softwareomgeving rond drie principes: transparantie, automatisering en real-time inzicht. Kosten en opbrengsten komen samen op orderniveau, processen verlopen zoveel mogelijk automatisch en dashboards geven altijd een actueel beeld van de prestaties.
Mensen maken het verschil
Hoewel technologie een belangrijke rol speelt, blijft margesturing uiteindelijk mensenwerk. Medewerkers moeten begrijpen hoe hun werk invloed heeft op de winstgevendheid van het bedrijf.
Dat betekent dat afdelingen niet in silo’s mogen werken. Verkoop, productie en inkoop moeten beslissingen nemen op basis van dezelfde data en gezamenlijke doelen. Wanneer systemen, processen en cultuur op elkaar aansluiten, ontstaat echte grip op rendement.
Marge als structurele KPI
Een marge-gedreven organisatie ontstaat niet van de ene op de andere dag. Het is een proces van continue verbetering. Een goede eerste stap is om marge een vaste plek te geven op de agenda van managementoverleggen en regelmatig de resultaten en verbetermaatregelen te bespreken.
Stap voor stap kun je processen verbeteren: betere calculaties, nauwkeurige urenregistratie, koppeling van inkoop aan orders en uiteindelijk een volledig geïntegreerd IT-landschap.
Alles met één doel: maximale grip op de belangrijkste KPI van een grafisch bedrijf - marge.
Gratis eBook downloaden
Wil je weten op welke KPI’s grafische bedrijven moeten sturen en hoe je die meet? Download dan het gratis eBook “De KPI’s van een grafisch bedrijf” en ontdek hoe je van reageren naar anticiperen gaat doordat je precies weet wat er speelt in je organisatie.
